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Einfach, sicher: Softmine Document Safe 3.0



E-Mail-Archivierung ist Pflicht: Seit 2002 müssen Sie als Unternehmer geschäftliche E-Mails revisionssicher archivieren und jederzeit vorzeigen können (siehe GDPdU, KonTraG, § 238 Abs. 2, § 257 und § 261 des HGB, § 146 Abs. 5 und § 147 der AO und Norm ISO 9001).

Der Softmine Document Safe leistet, was Ihr E-Mail-System nicht kann: Eine dauerhafte, fälschungssichere Archivierung, die die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Der SDS verwahrt Ihre Post sicher – wenn nötig, jahrzehntelang.

Der Softmine Document Safe bietet Ihnen ein Höchstmaß an Komfort: Sie bestimmen die Regeln, nach welchen archiviert wird – den Rest erledigt der SDS. Über eine sichere Web-basierte Oberfläche können Sie jederzeit auf Ihre archivierte Post zugreifen. Eine einfach zu bedienende und leistungsstarke Suche hilft, E-Mails in Sekundenschnelle zu finden.

Der Softmine Document Safe ist vielfältig einsetzbar: Nicht nur E-Mails, sondern auch beliebige andere Dokumente können Sie mit SDS archivieren. Ein wichtiges Dokument wurde versehentlich gelöscht? Kein Problem: Stellen Sie es einfach per Mausklick wieder her. Datenverlust ist mit SDS kein Thema mehr.

Fordern Sie noch heute Ihre kostenlose Teststellung an, oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin unter der Rufnummer 0700 SOFTMINE (0700 7638 6463).

 

Neuheiten in Version 3.1SDS Funktionen







Neuheiten in Version 3.1



Neben zahlreichen Verbesserungen bietet die neue Version des SDS die folgenden neuen Funktionen:

 

Archivierung beliebiger Dokumente

Mit Hilfe einer XML-Schnittstelle ist es möglich beliebige Dokumente an den SDS zu übergeben. Für das Archivieren von Telefax-Dokumenten sowie für die Archivierung von Ausdrucken (ArchivePrint), bieten wir Ihnen zusätzliche Module an. Für alle weiteren Dokumententypen bzw. für spezielle Umgebungen bieten wir Ihnen gern Anpassungsprogrammierungen nach Maß an. Somit wird es möglich, quasi jede Form von Dokumenten aus Ihrem gewohnten Workflow komfortabel in den SDS zu integrieren und rechts- sowie revisionssicher zu archivieren.

 

Volltextsuche in Anhängen

Die überarbeitete noch leistungsfähigere Volltextsuche findet den gesuchten Text nun auch in an E-Mails angefügten Anhängen. Dafür werden die meisten, textbasierten Dateiformate wie z.B. PDF oder DOC unterstützt. Die Einbindung einer externen OCR-Software zur automatischen Erkennung von Textmustern z.B. innerhalb von eingescannten Dokumenten ist ebenfalls möglich, wodurch auch diese mit der neuen Volltextsuche einfach durchsuchbar werden.

 

Neue Benutzeroberfläche

Die komplett neue Web-basierte Oberfläche lässt sich noch intuitiver und schneller bedienen. Sie kombiniert die Features gewohnter Desktop Email-Clients mit der hohen Flexibilität einer Web-Anwendung.



Login
Email-Liste
Geöffnete Email
Verwaltung
Dokumenttypen Auswahl
Eingegangene Faxe



Benutzerverwaltung

Die neue Benutzerverwaltung ermöglicht es jedem einzelnen Benutzer bestimmte Rechte zuzuweisen. Zudem ist es möglich einzelnen Benutzern frei definierbare Aliasse zuzuordnen, wodurch die Sichtbarkeit von Dokumenten flexibel steuerbar ist.



Benutzerverwaltung
Aliasse bearbeiten
Benutzerrechte


Erweiterte Suche

Die neue erweiterte Suche ermöglicht Ihnen sehr einfach umfangreiche und komplexe Suchen im Archiv auszuführen. Den Suchterm können Sie dabei durch eine einfache und intuitive Maske "zusammenbauen".



Erweiterte Suche



Vier-Augen-Modus

Im Vier-Augen-Modus können Dokumente im Archiv nur angesehen werden, wenn sich zwei entsprechend autorisierte Benutzer gemeinsam am Archiv authentifizieren.



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