Einfach sicher: Archivierung mit SDS 3.0
Warum archivieren? E-Mail-Archivierung ist Chefsache!
Die E-Mail als geschäftsrelevantes Kommunikationsmittel gewinnt immer mehr an Bedeutung und löst nach und nach andere Kommunikationsmittel wie Brief oder Fax ab. Sie ist zu einem wichtigen Bestandteil für jedes Unternehmen geworden und erfordert eine individuell angepasste Strategie.
Eine dauerhafte E-Mail-Archivierung entlastet nicht nur die E-Mail-Systeme und bietet eine zentrale Sicherungsmöglichkeit, sondern sie erfüllt auch die bereits bestehenden gesetzlichen Vorgaben.
Der Gesetzgeber stellt den gesamten geschäftlichen E-Mail-Verkehr einem Handelsbrief gleich. Gemäß § 257 HGB muss elektronische Post revisionssicher archiviert werden.
Für die einzelnen Unternehmen sind nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, wie sie in den GDPdU und im HGB verankert sind, maßgeblich. Auch die ISO 9000 Richtlinien im Zusammenhang mit Basel II und dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) sind bei der Entscheidung für eine zentrale E-Mail-Archivierung relevant.
Bereits 2002 hat das Bundesfinanzministerium die Auflage zur elektronischen Archivierung sämtlicher steuerrelevanter Daten für 10 Jahre und aller weiterer Daten für 6 Jahre erlassen. Betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevante E-Mails müssen mit samt ihren Anhängen auf Anfrage jederzeit verfügbar gemacht werden. Die E-Mail-Archivierung sollte nicht dem einzelnen Anwender überlassen werden, vielmehr muss sie zentral und gesetzeskonform umgesetzt werden.
Softmine Document Safe: gesetzeskonform, komfortabel und flexibel
Ob 10 oder 1.000 E-Mail-Konten: Softmine Docuemnt Safe (kurz SDS) archiviert den E-Mail-Verkehr sämtlicher E-Mail-Konten gesetzeskonform und revisionssicher.
SDS ist ein komplettes, kostengünstiges und skalierbares System, das sich transparent in nahezu jedes bestehende E-Mail-System integrieren lässt.
Selbstverständlich kann SDS auch zur Wiederherstellung versehentlich gelöschter E-Mails oder ganzer Postfächer genutzt werden. Ein intuitives Webinterface ermöglicht eine effektive und einfache Wiederherstellung.
Integration in Ihre bestehende Infrastruktur
Der Softmine SDS kann entweder als externer Archivierungsdienst oder als eigenständige Softwareinstallation in nahezu jeden E-Mail-Server integriert werden. Die Archivierung erfolgt unabhängig von der verwendeten E-Mail-Client-Software. Jeglicher Konfigurationsaufwand der Clients entfällt.
SDS – Die Funktionsweise
Die eingehenden E-Mails passieren zunächst die vorhandenen Filter (SPAM, Viren, etc.). Anschließend werden sie nach den gesetzlichen Empfehlungen signiert und fälschungssicher in das Langzeitarchiv integriert.
Die Archivierung ist je nach Ihren Vorstellungen flexibel einsetzbar. So kann zum Beispiel sichergestellt werden, dass nur E-Mails von oder an definierte E-Mail-Adressen oder E-Mails mit einem bestimmten Inhalt archiviert werden.
Die Daten des Langzeitarchivs können auf bestehenden Speichertechnologien (RAID, lokale Festplatten, NFS, SMB, SAN, etc.) abgelegt werden. Eine Einbindung des E-Mail-Archivs in Ihre Backup-Strategie ist problemlos möglich.
Ist die Archivierung durch den SDS erfolgreich abgeschlossen, wird die E-Mail an den eigentlichen Mail-Server weitergeleitet. Kann der SDS die E-Mail nicht archivieren (beispielsweise aufgrund mangelnden Speicherplatzes), wird die E-Mail so lange in der Warteschlange gehalten, bis sie archiviert werden kann. Somit gelangen keine unarchivierten E-Mails in die Postfächer.
Ausgehende E-Mails werden analog zu dem beschriebenen Verfahren archiviert.
Zugriff auf das Archiv
Der Zugriff auf das Archiv erfolgt über ein komfortables Web-Frontend, über das sich Benutzer und Administratoren anmelden können.
Das Frontend bietet eine intuitive und einfach zu bedienende Suche zum schnellen Auffinden von archivierten E-Mails.
Der Zugriff auf das Archiv kann entsprechend Ihrer Vorstellungen und Sicherheitsrichtlinien gestaltet werden. Sofern diese es erlauben, können archivierte E-Mails und Anhänge betrachtet und heruntergeladen werden.
Gelöschte E-Mails sind per Mausklick wiederherstellbar.
Mit Ihren Vorstellungen und Wünschen kompatibel
Der Softmine Document Safe kann nach Ihren Wünschen angepasst und erweitert werden.Zur Zeit werden folgende Standarderweiterungen und Dienstleistungen angeboten:
- Das Archiv des SDS kann vom internen Speicher auf DVD exportiert und bei Bedarf wieder importiert werden. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie über keine Backup-Strategie verfügen.
- Wichtige, in den Betriebsablauf eingebundene Drucker (z.B. Rechnungsdrucker) oder Faxe können mit Hilfe des SDS virtualisiert werden: So wird von jedem gedruckten Dokument eine digitale Kopie im Archiv abgelegt. Um bereits bestehende E-Mails im Archiv verfügbar zu machen, können alte E-Mail-Bestände als Dienstleistung in den SDS übernommen werden.
- Die E-Mails werden mit einer „qualifizierten Signatur“ abgespeichert. Dafür wird eine „sichere Signaturerstellungseinheit“ in Form einer per USB angeschlossenen Hardware eingesetzt.
Fordern Sie noch heute Ihre kostenlose Teststellung an, oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin unter der Rufnummer 0700 SOFTMINE (0700 7638 6463).
Weiterführende Technische Informationen finden Sie hier.